5 Perbedaan Antara Memo dan Email: Komunikasi Tertulis yang Berbeda

Ketika berbicara tentang komunikasi tertulis di lingkungan bisnis atau organisasi, dua bentuk komunikasi yang sering muncul adalah memo dan email. Meskipun keduanya digunakan untuk mengirim pesan tertulis, memo dan email memiliki karakteristik yang berbeda. Artikel ini akan menjelaskan perbedaan antara memo dan email serta kapan sebaiknya menggunakan masing-masing bentuk komunikasi ini.

Table of Contents

1. Komponen

Salah satu perbedaan paling mencolok antara memo dan email adalah komponennya. Email memiliki komponen yang dikenal sebagai “CC” atau “Carbon Copy.” Ini berarti Anda dapat mengirim email kepada beberapa penerima sekaligus dan semua penerima dapat melihat siapa yang lain menerima pesan tersebut. Selain itu, ada juga “Bcc” atau “Blind Carbon Copy,” yang memungkinkan Anda mengirim pesan kepada beberapa penerima tanpa penerima yang lain mengetahuinya.

Sementara itu, memo tidak memiliki fitur “CC” atau “Bcc.” Memo biasanya ditujukan kepada penerima yang spesifik dan tidak memiliki daftar penerima tambahan yang terlihat oleh semua orang.

2. Sifat Penulisan

Email cenderung lebih santai dalam sifat penulisannya. Biasanya, email dimulai dengan sapaan, seperti “Halo [Nama],” atau “Dear [Nama],” dan diakhiri dengan salam, seperti “Salam,” atau “Terima kasih.” Ini menciptakan suasana yang lebih akrab dalam komunikasi.

Di sisi lain, memo memiliki sifat yang lebih langsung dalam penulisannya. Memo tidak dimulai dengan sapaan yang formal dan biasanya langsung masuk ke inti pesan. Memo seringkali digunakan untuk komunikasi internal di organisasi dan memiliki nuansa yang lebih serius.

3. Fitur Penulisan

Ketika kita membandingkan tampilan visual email dan memo, kita dapat melihat perbedaan dalam fitur-fitur penulisan. Email sering memiliki fitur poin-poin yang memudahkan pembaca untuk melihat isi pesan dengan cepat. Anda dapat dengan mudah menambahkan daftar poin-poin yang terlihat seperti ini:

Poin pertama.
Poin kedua.
Poin ketiga.

Ini berguna ketika Anda ingin membuat daftar atau menyoroti beberapa poin penting dalam pesan Anda.

Sementara itu, memo menggunakan kolom dan judul untuk menggarisbawahi informasi yang penting. Judul atau garis-garis tebal digunakan untuk membedakan antara bagian-bagian yang berbeda dalam memo. Dengan demikian, memo memudahkan pembaca dalam menavigasi dokumen dan menemukan informasi yang relevan.

4. Penutupan

Setiap email biasanya selalu menyertakan penutup yang berisi salam atau kata-kata terima kasih. Misalnya, “Salam,” “Terima kasih,” atau “Dengan hormat.” Penutup seperti ini memberikan kesan yang lebih sopan dalam komunikasi email.

Sementara itu, memo sering menghilangkan penutupan ini. Ini adalah contoh lain yang menunjukkan sifat yang lebih langsung dan serius dalam penulisan memo. Memo seringkali langsung masuk ke inti pesan tanpa penyisipan kata-kata penutup yang formal.

5. Tanda Tangan

Email biasanya diakhiri dengan tanda tangan yang mencantumkan nama pengirim dan informasi kontak tambahan. Ini membantu penerima untuk mengetahui siapa yang mengirim email dan cara menghubungi pengirim jika diperlukan. Tanda tangan email adalah bagian penting dari identitas pengirim.

Sementara itu, memo tidak selalu memerlukan tanda tangan seperti dalam email. Memo sering kali memiliki tampilan yang lebih formal dan disiapkan oleh departemen atau bagian tertentu dalam organisasi. Oleh karena itu, tanda tangan mungkin sudah ada di bagian atas memo, yang mencakup nama pengirim serta informasi kontak yang relevan.

Kapan Sebaiknya Menggunakan Memo atau Email?

Pemilihan antara memo dan email tergantung pada situasi dan konteks komunikasi. Berikut adalah beberapa panduan umum:

Gunakan Email Ketika:
Anda perlu mengirim pesan kepada beberapa penerima sekaligus.
Komunikasi bersifat lebih santai dan informal.
Pesan Anda memiliki poin-poin yang perlu disoroti.
Anda ingin mempertahankan jejak komunikasi yang jelas.
Gunakan Memo Ketika:
Komunikasi bersifat lebih serius dan formal, terutama di dalam organisasi.
Anda ingin menekankan informasi penting dengan kolom dan judul yang jelas.
Pesan Anda ditujukan secara khusus kepada satu atau beberapa penerima yang spesifik.

Kesimpulan

Email dan memo adalah dua bentuk komunikasi tertulis yang berbeda. Email memiliki fitur “CC” dan “Bcc,” sifat penulisan yang lebih santai, fitur poin-poin, penutupan yang sopan, dan tanda tangan. Di sisi lain, memo tidak memiliki fitur “CC” atau “Bcc,” memiliki sifat penulisan yang lebih langsung, menggunakan kolom dan judul untuk menggarisbawahi informasi, menghilangkan penutupan formal, dan seringkali tidak memerlukan tanda tangan.

Pemilihan antara memo dan email tergantung pada konteks komunikasi dan tujuan pesan. Kedua bentuk komunikasi ini memiliki tempatnya masing-masing dalam dunia bisnis dan organisasi. Dengan memahami perbedaan antara keduanya, Anda dapat memilih bentuk komunikasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda.