Hai sobat! Kali ini kita akan membahas perbedaan antara surat dinas dan nota dinas. Mungkin terdengar membosankan, tapi percayalah, ini penting banget untuk kamu pahami, terutama jika kamu berencana bekerja di instansi pemerintah atau perusahaan besar.

Sebelum kita lanjut, coba tebak dulu nih, apa sih perbedaan utama antara surat dinas dan nota dinas? Kalau jawabanmu adalah ruang lingkup penggunaan, format, penomoran, dan pejabat yang membuatnya, kamu benar! ????

Ruang Lingkup Penggunaan

Ini mungkin perbedaan yang paling mencolok. Surat dinas digunakan untuk komunikasi antar instansi atau lembaga yang berbeda, baik internal maupun eksternal. Jadi misalnya, surat dari Kementerian Pendidikan ke Pemerintah Daerah, atau dari PT. Andalan ke PT. Sejahtera, itu dikirim dalam bentuk surat dinas.

Sedangkan nota dinas hanya digunakan untuk komunikasi internal dalam satu instansi atau lembaga saja. Jadi misalnya, nota dari Kepala Bagian Keuangan ke Direktur Utama di perusahaan yang sama, itu menggunakan nota dinas.

Singkatnya, surat dinas bersifat formal dan resmi, sementara nota dinas lebih informal dan tidak resmi. Kamu ngerti kan perbedaannya?

Format

Karena surat dinas bersifat formal, maka formatnya pun lebih baku dan lengkap. Biasanya ada kepala surat, nomor surat, tanggal, lampiran (jika ada), dan cap instansi. Sedangkan nota dinas umumnya tidak menggunakan kop surat resmi dan tidak memerlukan cap instansi, jadi formatnya lebih sederhana.

Contoh format surat dinas:

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Jl. Jenderal Sudirman, Jakarta 10002

Nomor : 123/K.3/KP.07.2/2023                  21 Maret 2023
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : Undangan Rapat Koordinasi

Yth. Kepala Dinas Pendidikan Provinsi DKI Jakarta
di Jakarta

<isi surat>

                        Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

                        Muhadjir Effendy
                        NIP. 196107101986011001

Sedangkan contoh format nota dinas:

NOTA DINAS

Nomor : 123/ND/KU/III/2023
Lampiran : -
Perihal : Rapat Koordinasi Bulanan

Yth. Bapak Direktur Utama

<isi nota dinas>

                        Kepala Unit Usaha

                        Farida Nurhan

Nah, dari contoh di atas, kamu bisa lihat sendiri kan perbedaan formatnya? Surat dinas lebih lengkap dan formal, sementara nota dinas lebih sederhana.

Penomoran

Selain format, sistem penomoran surat dinas dan nota dinas juga berbeda. Surat dinas memiliki penomoran tersendiri yang berbeda dengan nota dinas. Sedangkan nota dinas memiliki penomoran terpisah dari surat keluar dan masing-masing pejabat membuat nomor nota dinas sendiri.

Contohnya, nomor surat dinas di atas adalah 123/K.3/KP.07.2/2023, sementara nomor nota dinas adalah 123/ND/KU/III/2023. Kodenya berbeda ya?

Pejabat Pembuat

Terakhir, perbedaan yang perlu kamu perhatikan adalah pejabat yang berwenang membuat surat dinas dan nota dinas. Untuk surat dinas, bisa dibuat oleh pejabat yang berwenang di instansi tersebut, seperti Menteri, Direktur, atau Kepala Dinas.

Namun untuk nota dinas, hanya bisa dibuat oleh pejabat satu tingkat di bawah atasan yang dituju. Atau jika pejabat dua tingkat di bawah, maka nota dinas bisa dibuat oleh pelaksana harian.

“Nota dinas hanya boleh dibuat oleh pejabat satu tingkat di bawah pejabat yang dituju atau oleh pelaksana harian jika pejabat dua tingkat di bawah.” – Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Jadi misalnya, Kepala Bagian Keuangan bisa membuat nota dinas untuk Direktur Utama. Tapi staf biasa tidak bisa membuat nota dinas langsung untuk Direktur Utama, karena beda dua tingkat.

Penutup

Nah, itu tadi perbedaan utama antara surat dinas dan nota dinas yang perlu kamu ketahui. Mungkin terlihat sepele, tapi dalam dunia kerja, hal-hal seperti ini sangat penting untuk diperhatikan.

Jadi, catat baik-baik ya kapan harus menggunakan surat dinas dan kapan menggunakan nota dinas. Jangan sampai salah, nanti malah jadi masalah besar! ????

Semoga penjelasan ini membantu kamu memahami perbedaan surat dinas dan nota dinas dengan lebih jelas. Kalau masih ada yang kurang jelas, tanya aja ya! Sampai jumpa di pembahasan seru lainnya!