Preservasi arsip adalah kegiatan melindungi fisik dan informasi arsip agar tetap utuh, aman, autentik, dan dapat diakses dalam jangka panjang. Tujuannya bukan hanya menyimpan dokumen, tetapi memastikan arsip tidak cepat rusak dan informasi di dalamnya tetap dapat dipercaya. Jika ingin memahami istilah dasarnya lebih luas, baca juga pengertian preservasi secara umum.
Dalam praktik kearsipan, preservasi mencakup dua arah kerja: pencegahan kerusakan dan perawatan arsip yang sudah rusak. Karena itu, preservasi arsip sering dibagi menjadi preservasi preventif dan preservasi kuratif.
Ringkasan Cepat Preservasi Arsip
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apa itu preservasi arsip? | Upaya melindungi arsip dari kerusakan dan menjaga informasinya tetap bisa digunakan. |
| Fokus utama | Pencegahan kerusakan sejak awal. |
| Jenis utama | Preventif dan kuratif. |
| Contoh preventif | Pengaturan suhu, boks bebas asam, pengendalian hama, digitalisasi akses. |
| Contoh kuratif | Membersihkan jamur, menambal sobekan, menstabilkan arsip rapuh. |
Pengertian Preservasi Arsip
Preservasi arsip adalah serangkaian kebijakan, prosedur, dan tindakan teknis untuk menjaga keselamatan arsip. Arsip yang dijaga bisa berupa dokumen kertas, foto, peta, naskah, rekaman, hingga arsip digital.
Berbeda dari penyimpanan biasa, preservasi memperhatikan penyebab kerusakan seperti kelembapan, panas, cahaya, debu, jamur, serangga, bahan penyimpanan yang buruk, bencana, dan kesalahan penanganan.
Tujuan Preservasi Arsip
Tujuan preservasi arsip adalah menjaga arsip agar tetap memiliki nilai guna. Secara praktis, tujuannya meliputi:
- Menjaga fisik arsip agar tidak sobek, rapuh, berjamur, atau hancur.
- Menjaga informasi arsip agar tetap terbaca dan tidak hilang.
- Menjaga autentisitas sehingga arsip tetap dapat dipakai sebagai bukti.
- Menjamin akses untuk administrasi, hukum, pendidikan, penelitian, dan sejarah.
- Mengurangi biaya perbaikan karena pencegahan lebih murah daripada restorasi.
Jenis Preservasi Arsip
1. Preservasi Preventif
Preservasi preventif adalah tindakan mencegah kerusakan sebelum terjadi. Ini adalah fondasi utama preservasi arsip karena melindungi banyak dokumen sekaligus.
- mengatur suhu dan kelembapan ruang arsip;
- menggunakan map, folder, dan boks yang aman;
- membersihkan ruang simpan secara berkala;
- mengendalikan hama;
- membatasi paparan sinar matahari;
- membuat salinan digital untuk arsip yang sering diakses.
2. Preservasi Kuratif
Preservasi kuratif adalah tindakan perawatan ketika arsip sudah mengalami kerusakan. Tindakan ini lebih spesifik dan biasanya memerlukan kehati-hatian lebih tinggi.
- membersihkan jamur dengan prosedur aman;
- menambal sobekan menggunakan bahan yang sesuai;
- menstabilkan dokumen rapuh;
- melakukan enkapsulasi pada dokumen tertentu;
- menyelamatkan arsip yang terdampak air atau bencana.
Untuk perbandingan lebih rinci, baca juga preservasi arsip preventif dan kuratif.
Contoh Kegiatan Preservasi Arsip di Kantor
- Menyimpan dokumen penting di tempat kering. Hindari lantai lembap, jendela panas, dan area dekat pipa air.
- Menggunakan map dan boks yang tepat. Pilih bahan penyimpanan yang bersih, kuat, dan tidak mudah merusak kertas.
- Melepas logam berkarat. Staples atau klip yang berkarat dapat meninggalkan noda dan merusak dokumen.
- Membatasi penggunaan arsip asli. Gunakan salinan digital untuk dokumen yang sering dibuka.
- Membuat aturan akses. Arsip tidak boleh dicoret, dilipat, ditumpuk sembarangan, atau diletakkan dekat makanan dan minuman.
Faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Preservasi arsip perlu dilakukan karena arsip mudah rusak oleh banyak faktor, antara lain:
- kelembapan tinggi yang memicu jamur;
- suhu tidak stabil yang mempercepat pelapukan kertas;
- cahaya berlebihan yang memudarkan tinta;
- serangga dan tikus yang merusak kertas;
- debu dan polusi yang mengotori permukaan arsip;
- penanganan kasar seperti melipat, menarik, atau menumpuk dokumen;
- bencana seperti banjir dan kebakaran.
Bedanya Preservasi Arsip dan Restorasi Arsip
Preservasi arsip adalah payung besar untuk menjaga arsip tetap lestari. Restorasi arsip adalah bagian yang lebih khusus, yaitu perbaikan terhadap arsip yang sudah rusak.
| Aspek | Preservasi Arsip | Restorasi Arsip |
|---|---|---|
| Fokus | Melindungi dan memperpanjang umur arsip | Memperbaiki arsip yang sudah rusak |
| Waktu tindakan | Sebelum dan sesudah kerusakan | Setelah kerusakan terjadi |
| Contoh | Ruang simpan stabil, boks aman, digitalisasi | Menambal sobekan, memperbaiki kertas rapuh |
Penjelasan khususnya bisa dibaca di preservasi dan restorasi arsip.
FAQ
Preservasi arsip adalah apa?
Preservasi arsip adalah kegiatan melindungi fisik dan informasi arsip agar tetap aman, utuh, autentik, dan dapat diakses dalam jangka panjang.
Apa tujuan preservasi arsip?
Tujuannya adalah mencegah kerusakan, menjaga informasi, mempertahankan nilai bukti, dan menjamin arsip tetap dapat digunakan.
Apa contoh preservasi arsip?
Contohnya mengatur suhu ruang arsip, menggunakan boks aman, menjaga kebersihan, mengendalikan hama, membatasi cahaya, dan melakukan digitalisasi.
Preservasi arsip yang bersifat mencegah disebut apa?
Preservasi arsip yang bersifat mencegah disebut preservasi preventif.
Kesimpulan
Preservasi arsip adalah proses menjaga arsip agar fisik dan informasinya tetap aman, utuh, autentik, dan dapat digunakan. Fokus utamanya adalah pencegahan, tetapi preservasi juga mencakup perawatan ketika arsip sudah rusak. Dengan pengelolaan yang tepat, arsip dapat tetap menjadi bukti, memori, dan sumber informasi yang bernilai.