Scroll untuk baca artikel
Rupa

Analisis Tipe Proyek Sistem Informasi dan Keterampilan yang Dibutuhkan

Avatar
×

Analisis Tipe Proyek Sistem Informasi dan Keterampilan yang Dibutuhkan

Sebarkan artikel ini
Analisis Tipe Proyek Sistem Informasi dan Keterampilan yang Dibutuhkan

Sistem informasi saat ini sudah menjadi kebutuhan vital bagi semua organisasi, baik itu perusahaan besar, UKM, pemerintahan, maupun organisasi nirlaba. Dengan sistem informasi, proses bisnis dan operasional organisasi bisa berjalan lebih cepat, efisien, akurat, dan terukur.

Pengembangan sistem informasi membutuhkan manajemen proyek yang baik agar bisa sukses diterapkan dan memberi nilai bagi organisasi. Proyek sistem informasi memiliki beragam tipe dan kompleksitas tergantung pada tujuan dan lingkupnya. Oleh karena itu, diperlukan pemahaman mengenai berbagai tipe proyek sistem informasi agar bisa dikelola dengan tepat.

Tipe-Tipe Umum Proyek Sistem Informasi

Secara umum, terdapat 5 tipe proyek sistem informasi yang sering dikerjakan oleh organisasi:

1. Proyek Pengembangan Sistem Baru

Inilah tipe proyek sistem informasi yang paling umum, yaitu mengembangkan sistem informasi dari awal (ground up). Tujuannya bisa beragam, misalnya:

  • Menggantikan sistem lama yang sudah usang dan tidak memenuhi kebutuhan lagi.
  • Membangun sistem baru karena sebelumnya tidak ada sistem untuk proses bisnis tertentu.
  • Adopsi sistem informasi baru seperti ERP, CRM, SCM, HRIS, dll.

Contoh proyek pengembangan sistem baru antara lain:

  • Membangun sistem ERP untuk mengintegrasikan proses bisnis perusahaan.
  • Pengembangan sistem e-commerce untuk perdagangan online.
  • Pembuatan sistem akuntansi terkomputerisasi.
  • Adopsi sistem CRM untuk otomatisasi pemasaran dan layanan pelanggan.

Proyek sistem baru biasanya memakan waktu lama dan melibatkan analisis kebutuhan, desain sistem, pengembangan, uji coba, pelatihan, hingga implementasi. Resikonya juga tinggi karena melibatkan perubahan proses bisnis.

2. Proyek Pemeliharaan atau Enhancement Sistem yang Sudah Ada

Tipe proyek ini berfokus pada pemeliharaan, perbaikan, dan peningkatan sistem informasi yang sudah berjalan saat ini. Tujuannya agar sistem tetap uptodate, berjalan optimal, dan memenuhi kebutuhan pengguna.

Beberapa contoh pekerjaan pada proyek enhancement sistem:

Baca Juga!  Maraknya Penggunaan Bahasa Gaul di Kalangan Anak Muda
  • Upgrade sistem ERP ke versi terbaru.
  • Menambah fitur dan modul pada sistem yang sudah ada.
  • Memperbaiki bug dan masalah performa pada aplikasi.
  • Melakukan integrasi antar sistem informasi di perusahaan.
  • Menambah/mengubah laporan dan output sistem.
  • Melakukan penyesuaian karena adanya perubahan proses bisnis.
  • Migrasi data dan basis data ke platform baru.
  • Penyesuaian sistem agar compliant dengan regulasi.

Proyek enhancement umumnya lebih singkat dan risikonya lebih rendah dibanding proyek sistem baru. Namun tetap memerlukan perencanaan dan manajemen perubahan yang hati-hati agar tidak mengganggu operasional pengguna.

3. Proyek Integrasi Sistem

Saat ini banyak perusahaan menjalankan berbagai sistem informasi seperti ERP, CRM, e-commerce, SCM, dan lainnya. Proyek integrasi sistem bertujuan mengintegrasikan beberapa sistem tersebut agar bisa saling terhubung dan berbagi data.

Contoh proyek integrasi sistem:

  • Menghubungkan sistem ERP dengan sistem e-commerce untuk sinkronisasi data produk, inventori, dan order.
  • Mengintegrasikan sistem ERP dengan sistem CRM sehingga data pelanggan tersinkronisasi.
  • Menghubungkan sistem e-commerce dengan sistem akuntansi untuk pencatatan penjualan dan pendapatan.
  • Integrasi antara sistem ERP, SCM, CRM, dan HRIS di perusahaan.

Proyek ini membutuhkan keahlian khusus terkait integrasi aplikasi dan manajemen data, serta memerlukan koordinasi antar departemen TI di perusahaan.

4. Proyek Migrasi Sistem

Migrasi sistem diperlukan bila perusahaan ingin memindahkan sistem dari satu platform ke platform lain, misalnya:

  • Migrasi sistem on-premise ke cloud.
  • Migrasi basis data dari satu DBMS ke DBMS lain seperti Oracle ke MySQL.
  • Migrasi sistem ke web based atau mobile apps.

Proyek migrasi melibatkan banyak aktivitas seperti konversi data, penyesuaian kode program, pengujian, hingga cut over ke sistem baru. Risiko yang harus dimitigasi antara lain masalah kompatibilitas data dan downtime sistem.

5. Proyek Outsourcing Sistem Informasi

Beberapa perusahaan memilih menyerahkan tanggung jawab pengembangan dan pemeliharaan sistem informasinya ke vendor atau pihak ketiga (outsourcing). Alasannya bisa karena keterbatasan sumber daya TI internal, atau ingin fokus ke core business.

Contoh proyek outsourcing SI:

  • Perusahaan menyewa vendor ERP untuk mengimplementasikan sistem ERP baru.
  • Pengembangan sistem e-commerce dan pemeliharaannya diserahkan ke startup digital.
  • Perusahaan internet menyewa jasa cloud provider untuk infrastruktur dan hosting sistemnya.

Proyek outsourcing tetap memerlukan manajemen dan governance dari internal perusahaan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Keterampilan yang Dibutuhkan dalam Manajemen Proyek SI

Agar proyek sistem informasi berhasil mencapai tujuannya, dibutuhkan keterampilan project management yang solid dari manajer proyek dan timnya. Beberapa keterampilan penting yang harus dikuasai:

Baca Juga!  Mengenal Peranan Penting Rantai Makanan Detritus dalam Ekosistem Laut

Manajemen Risiko

Risiko adalah hal yang melekat pada proyek apapun, termasuk proyek sistem informasi. Beberapa risiko umum proyek SI antara lain:

  • Gagal memenuhi kebutuhan pengguna
  • Masalah integrasi dengan sistem lain
  • Kesalahan desain database
  • Bug software yang signifikan
  • Perubahan ruang lingkup proyek
  • Keterlambatan jadwal dan budget overrun
  • Kegagalan adopsi oleh pengguna.

Manajer proyek perlu memiliki kemampuan mengidentifikasi risiko sejak awal, membuat rencana mitigasi, serta memantau dan mengendalikan risiko selama proyek berjalan. Pengalaman menangani proyek-proyek sebelumnya tentu akan sangat membantu.

Perencanaan dan Penjadwalan

Perencanaan yang matang dan penjadwalan aktivitas yang realistis diperlukan agar proyek sistem informasi bisa diselesaikan tepat waktu. Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan manajer proyek:

  • Rumuskan tujuan, lingkup, dan deliverable proyek dengan jelas.
  • Buat breakdown struktur pekerjaan (work breakdown structure).
  • Alokasikan sumber daya dan anggaran.
  • Tetapkan timeline proyek dan jadwal aktivitas yang relevan.
  • Kelola interdependensi dan prioritas pekerjaan.
  • Lakukan penjadwalan ulang jika diperlukan.

Manajemen Anggaran dan Sumber Daya

Pengelolaan anggaran dan sumber daya (manusia, peralatan, material) secara efektif sangat penting agar proyek tetap on track secara finansial. Manajer proyek perlu memastikan:

  • Anggaran proyek mencukupi untuk menyelesaikan seluruh lingkup pekerjaan.
  • Melakukan analisis cost/benefit bila ada perubahan lingkup.
  • Mengelola cash flow dan memantau realisasi anggaran proyek.
  • Jumlah dan kompetensi personel proyek mencukupi.
  • Menyediakan fasilitas dan peralatan yang dibutuhkan personel.

Memimpin dan Mengelola Tim

Manajer proyek bertanggung jawab memimpin tim proyek agar berkomitmen dan bekerja secara efektif mencapai tujuan proyek. Keterampilan leadership dan team management sangat dibutuhkan:

  • Rekrut personel proyek yang kompeten.
  • Bangun timwork dan komunikasi yang baik antar anggota tim.
  • Berikan coaching dan motivasi kepada tim.
  • Selesaikan konflik dan isu antar anggota tim secepatnya.
  • Pastikan tim memahami peran, tanggung jawab, dan prioritas pekerjaan mereka.
  • Lakukan performance review dan apresiasi atas kontribusi tim.

Berkomunikasi Secara Efektif

Komunikasi yang baik dengan stakeholder internal dan eksternal sangat penting agar proyek berjalan lancar. Manajer proyek perlu memastikan:

  • Melakukan komunikasi yang jelas, lengkap, dan tepat waktu ke stakeholder.
  • Mendapatkan feedback stakeholder secara rutin.
  • Mengelola ekspektasi stakeholder dengan baik.
  • Memberi update status proyek kepada sponsor secara berkala.
  • Memiliki kemampuan presentasi yang baik.
Baca Juga!  Kuat dan Lemahnya Bunyi dalam Lagu: Mengenal Nada dan Birama

Pemecahan Masalah (Problem Solving)

Masalah bisa muncul kapan saja dalam proyek kompleks seperti sistem informasi. Skill problem solving yang baik sangat dibutuhkan manajer proyek:

  • Mengidentifikasi akar penyebab masalah secara objektif.
  • Menganalisis dampak dan mengevaluasi opsi solusi alternatif.
  • Memilih solusi optimal yang sesuai situasi.
  • Mengambil keputusan dan langkah aksi untuk mengatasi masalah.
  • Tidak takut membuat keputusan yang sulit dan berisiko tinggi.

Pemantauan dan Kontrol Proyek

Selama proyek berjalan, manajer proyek perlu memantau progress secara intensif dan melakukan kontrol agar proyek tetap on track sesuai rencana. Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

  • Memantau realisasi jadwal dan anggaran proyek.
  • Mengukur dan memantau progress proyek menggunakan KPI.
  • Mengidentifikasi deviasi atau masalah sedini mungkin.
  • Melakukan mitigasi risiko yang terjadi.
  • Melakukan perubahan lingkup dan penjadwalan ulang jika diperlukan.
  • Memastikan resource proyek mencukupi setiap fasenya.
  • Mengelola change request dan dampaknya.

Manajemen Perubahan

Hampir dipastikan akan ada perubahan lingkup dan spesifikasi selama proyek sistem informasi berjalan. Skill manajemen perubahan sangat penting dimiliki manajer proyek:

  • Mengevaluasi change request dan dampaknya secara menyeluruh.
  • Mengkomunikasikan perubahan kepada tim dan stakeholder terkait.
  • Memperbarui project plan.
  • Mengelola resistensi terhadap perubahan dari tim atau pengguna.
  • Memastikan solusi yang dibuat akomodatif terhadap perubahan di masa depan.

Manajemen Kualitas Sistem Informasi

Kualitas sistem informasi yang dibuat harus memenuhi harapan pengguna dan stakeholder lainnya. Beberapa cara yang bisa dilakukan manajer proyek:

  • Menetapkan standar kualitas dan sasaran metric yang ingin dicapai.
  • Merencanakan aktivitas quality assurance dalam proyek.
  • Melakukan pengujian sistem secara ekstensif.
  • Mendapatkan umpan balik pengguna secara rutin.
  • Memastikan sistem informasi yang dibuat reliable, usable, dan memberi value ke pengguna.

Pengetahuan Teknis Sistem Informasi

Walaupun peran utamanya adalah manajerial, memahami aspek teknis sistem informasi akan membantu manajer proyek melakukan koordinasi dengan tim teknis. Pengetahuan di bidang:

  • Database dan model data
  • Enterprise architecture
  • Jaringan komputer
  • Keamanan informasi
  • Interoperabilitas, integrasi sistem
  • Standar, regulasi terkait
  • Technology trend

akan sangat bermanfaat bagi manajer proyek sistem informasi.

Manajemen Vendor dan Outsourcing

Manajer proyek perlu memiliki kemampuan mengelola vendor atau pihak ketiga yang terlibat dalam proyek sistem informasi, misalnya:

  • Melakukan evaluasi dan seleksi vendor secara objektif.
  • Bernegosiasi kontrak kerjasama yang menguntungkan kedua belah pihak.
  • Merumuskan lingkup pekerjaan, deliverable, jadwal, KPI, dan skema pembayaran ke vendor.
  • Melakukan koordinasi dan komunikasi yang intensif dengan vendor.
  • Mengelola kinerja vendor agar sesuai ekspetasi.
  • Melakukan mitigasi risiko terkait penggunaan vendor.

Nah, itu dia penjelasan lengkap mengenai berbagai tipe proyek sistem informasi beserta keterampilan yang dibutuhkan oleh manajer proyek agar proyek berhasil sukses. Semoga artikel ini bisa menambah wawasan kita dalam mengelola proyek-proyek sistem informasi di organisasi masing-masing.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *